С Приложенной Документацией

Команда юристов — Юрлидрус пишет для Вас. Мы рассказываем наш опыт, которого у нас более 35 лет, что позволяет давать правильные ответы на все, что может потребоваться в различных аспектах жизни и сейчас рассмотрим — С Приложенной Документацией. Если все же для ответа на Ваш вопрос требуется быстрый ответ в вашем городе, то лучше воспользоваться консультантом на сайте. Но лучше спросить в комментариях.

Внимание, данные могут быстро устаревать, законы очень быстро обновляются и постоянно дополняются, поэтому подписывайтесь на нас в социальных сетях, чтобы быть в курсе всех обновлений материала.

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Как писать сопроводительное письмо к документам

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Нужно обращать внимание на то, требуются ли бессрочные документы (например, регистрационное удостоверение и свидетельство о госрегистрации) или документы со сроком действия. Например, сертификат соответствия на товар обычно действует два года.

Документы, подтверждающие право участника на получение преимуществ

Все требования можно оформить в виде декларации (информационного письма). Торговые электронные площадки предлагают шаблоны, которые можно использовать для декларирования пунктов. Отдельно получать справки в суде и налоговой не нужно — Закон № 44-ФЗ этого не требует.

Сведения об участнике закупки

• наименование, фирменное наименование;
• местонахождение (юридический адрес, то есть место регистрации компании), почтовый адрес (для юрлица);
• ФИО, паспортные данные, место жительства по прописке (для физлица). ИП не нужно указывать в анкете фактический адрес — это ошибка;
• номер телефона (это поможет связаться с участником для уточнения вопросов по контракту);
• ИНН участника закупки;
• ИНН учредителей;
• ИНН членов коллегиального исполнительного органа, например, совета директоров;
• ИНН лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа участника, например, директора, гендиректора или иногда управляющей компании (ИНН позволяет заказчику перед заключением контракта проверить, есть ли участник закупки и его учредители в реестре недобросовестных поставщиков).

22.1. Уважаемая Лилия
Любой юрист на сайте, на платной или даже безвозмездной основе, способен проверить ТД на соответствии ТК, для этого вам нужно написать личное сообщение юристу, или же связаться с ним по средством электронной почты, которая указана у многих в анкете.

28.2. Дмитрий!
Претензия может быть составлена заявителем в любой форме, которую он сочтет нужной, тут важны Ваши действия. Вам необходимо в установленный в претензии срок предоставить ответ с отказом на удовлетворение требований со ссылкой на их необоснованность и немотивированность, данный документ будет являться доказательством в суде и во-первых, соблюдением Вами досудебного порядка урегулирования спора, во-вторых Вашей позицией при рассмотрении спора.

7. К исковому заявлению к виновнику ДТП прилагаются оригиналы или копии документов?

30.1. Произвольно обрезать они не имеют права, т.к. в таких действиях может содержаться состав как минимум административного правонарушения.
«Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2021 N 195-ФЗ (ред. от 07.03.2021)
Статья 19.1. Самоуправство

Согласно ГОСТ Р 6.30-2021 п.3.26: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения… Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Если документ поставки заказчика, то он должен быть заверен поставщиком или, в крайнем случае, заказчиком. Копии этих документов необходимых для разных проектов так же заверяйте заказчиком, поэтому если берете у заказчика копию, сразу ее им не заверяйте, чтобы потом ее размножить и заверить у него (копия копии как то некрасиво смотрится). Так же некоторые документы небольших размеров, которые невозможно прошить и пронумеровать в папке лучше откопировать.

Заверка копий

Если документ, подтверждающий тип и качество продукции вашей поставки, то лучше приложить копию (типа такая политика у организации). Так удобнее и ненужных вопросов типа: «а че там — копия, а там – оригинал?» у проверяющих не будет, тем более таких одинаковых документов у вас может быть множество по разным проектам (подобъектам).

• порядковый номер бумаги;
• индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
• дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
• заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
• номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
• примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
• итоговое количество листов в передаваемом деле;
• дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Передаточная опись, образец 2021

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

Подлинники документов, выполненных для отправки, подлежат учету и хранению в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501. Как правило, их хранят в папках или футлярах отдельно от документов, выполненных для использования на территории РФ. Форма, размеры, материал и другие требования к оформлению папок и футляров настоящим стандартом не устанавливаются.

— в графе 10 указывают характер работы, выполняемой лицом, подписывающим документ. При выполнении документа на двух языках и более в одном издании помещают не более трех подписей: разработчика, нормоконтролера и лица, утвердившего документ;

Полное меню

4.14 Изменения в копии вносят заменой копий новыми, снятыми с подлинников, исправленных по извещению. В случае нецелесообразности замены копий допускается исправлять их черными тушью, чернилами или пастой по правилам, установленным для подлинников. Внесение изменений в копии подчисткой не допускается. О необходимости исправления копий указывают в графе «Содержание изменений» извещения: «Копии исправить» (ГОСТ 2.503).

Папок исполниловка по одному или группе проектов может быть много, разделите на части не более 250листов для А4 и 150л для А3 (по регламенту Транснефти). Все документы с п.2 по п.6 вложите в первую папку, все остальные идут за ней.

• 3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
• Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
• Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
• 3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
• 3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
• При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов»

Как сложить документы в папках

1. Реестр по форме №1.2 ВСН 012-88 ч2 (для всех видов работ) лежит во всех папках.
2. Перечень организаций и ответственных лиц, участвующих в строительстве по форме №1.1 ВСН 012-88 ч2 (для всех видов работ) – обычно копия.
3. Акт передачи рабочей документации для производства работ по форме 14 ВСН 478-86 (только для автоматики) — обычно копия.
4. Для электрики — Ведомость технической документации предъявляемой при сдаче-приемке электромонтажных работ по форме 1 ВСН 123-90 или Ведомость технических документов приложение к форме № 2.37 ВСН012-88 ч.2 для ЭХЗ. Если от меня требуют и реестр и ведомость, я показываю в ней все книги (папки) которые сдаю по данному проекту (тому или книге).
5. Документ, которым сдается или оформляются спец-монтажные работы для предъявления их рабочей комиссии, им можно сдать-принять установку генподрядчику или эксплуатации для обеспечения сохранности законченных работ или составных частей установки во временную эксплуатацию или сдать другой организации в наладку. Для электромонтажа — Актом технической готовности электромонтажных работ форма 2 ВСН 123-90; для автоматики — Акт приемки в эксплуатацию систем автоматизации по приложению 1 СНиП 3.05.07-85 (если делался только монтаж — Акт приемки смонтированных систем автоматизации по п.17 приложения 1); для АПТ, АГТ и ГПТ – акт об окончании монтажных работ по приложению 12 (для сдачи в наладку если ее делает др. организация, Акт об окончании пусконаладочных работ по приложению 24 (для предъявления рабочей комиссии) методических рекомендаций АПТ ВНИИПО; для ПС,СОП,СГО и охранки — Акт об окончании монтажных работ по приложению 5, Акт об окончании пуско-наладочных работ по приложению 14, Акт о приемке технических средств сигнализации в эксплуатацию по приложению 17 РД 78.145-93.
6. Все приложения к вышеуказанному акту:
   • Ведомость изменений и отступлений от проекта с приложением писем-согласований. По электрике – по форме 3 ВСН 123-90, по форме №1.4 ВСН012-88 ч.2 для всех остальных видов работ;
   • Ведомость электромонтажных недоделок с приложением справки о ликвидации недоделок. По электрике — по форме 4 ВСН 123-90, по форме №1.7 ВСН012-88 ч.2 — для всех остальных видов работ;
   • Ведомость смонтированного электрооборудования. Делается сводная на основании всех предыдущих. По электрике — по форме 5 ВСН 123-90, для автоматики – по произвольной форме; по АПТ,АГТ и ГПТ – по приложению 27 методических рекомендаций АПТ ВНИИПО; для ПС,СОП,СГО и ОС – по форме приложения 16 пособия к РД 78.145-93; для ЭХЗ – по форме №1.3 ВСН 012-88 ч.2;
   • Акты приемки-передачи оборудования в монтаж по форме ОС-15;
   • Акт приемки-передачи ЗИП с ведомостью ЗИП по произвольной форме если ЗИП предусмотрен.
7. Входной контроль:
   • Журналы ВК;
   • Акты о результатах проверки изделий по форме №3.3 ВСН 012-88 ч.2 для электрики, автоматики, ЭХЗ; по форме приложения 3 пособия к РД 78.145-93 для ПС,СОП,СГО и ОС; протоколы и акты ВК по связи с приложением документов подтверждающих тип и качество (допускается заверенные копии);
   • Протоколы осмотра и проверки измерения сопротивления изоляции кабеля на барабане перед прокладкой по форме 15 ВСН123-90 для электрики и по произвольной форме для остальных;
   • Протокол по форме Е3 приложения Е РД 45.190-2021 для ВОЛС с приложением рефлектограмм если эти виды работ выполнялись.
   • ВК можно оформить в отдельную папку, если занимает много места. К актам о результатах проверки изделий или актам ВК не прилагайте объемные паспорта и инструкции по монтажу и эксплуатации (тех. документация), либо сдайте их отдельными книгами (папками) либо передайте эксплуатации отдельно от ИД, к акту в таком случае приложите перечень документации. Сейчас уже многие знают, что акт о результатах проверки изделий по ВСН012-88 ч.2 является текущим документом и может не прилагаться к исполниловке (по этому его нет в перечне Транснефти) и достаточно журнала ВК, но так как подобные акты есть в пожарке и охранке по пособию к РД 78.145-93, могут стандартно доебать почему там есть, а там нет, по этому лучше оставить его в папке.
8. Общие журналы работ.
9. Специальные журналы работ в том числе:
   • Журнал замечаний и предложений – если требуют;
   • Журнал прокладки кабелей для силового кабеля 1000В и выше если нужен;
   • Журнал монтажа кабельных муфт напряжением выше 1000В если нужен,
   • Журнал сварочных работ если нужен.
10. Акты готовности строительной части. Оставьте только последние без промежуточных. По электрике – по форме 6 ВСН123-90; по автоматике – по произвольной форме; по АПТ,АГТ и ГПТ – по приложению 11 Методических рекомендаций АПТ ВНИИПО; для ПС,СОП,СГО и охранки – по приложению 2 РД 78.145-93, по ЭХЗ не требуется.
11. Разрешения на монтаж приборов и средств автоматизации (для автоматики) по произвольной форме.
12. Всевозможные акты с приложением исполнительных схем, протоколы в календарном порядке: (акты ОСР, осмотра, приемки-передачи и т.п.).
13. Результаты всевозможных испытаний в календарном порядке и сгруппированные:
    • Протоколы прогрева кабеля (если оформлялись);
    • Протоколы испытаний кабеля (сопротивления изоляции если проводились);
    • Документы по сварке (исполнительные схемы трубопроводов в аксонометрии с указанием сварных швов с приложением актов и протоколы по контролю сварных швов – если не отмазались);
    • Акты испытания трубопровода. По автоматике – по приложению 3 РМ 4-252-9; для АПТ и ГПТ – по приложению 14 методических рекомендаций АПТ ВНИИПО;
    • Документация по оптоволокну (для Автоматики и АПТ обычно в отдельной папке (книге);
    • Документация на трансформаторы до 110кВ (акты, протоколы) только для электромонтажа;
    • Документация сделанная шефмонтажом (представителем завода-изготовителя) если было.
14. Копии предписаний и замечаний с приложением уведомлений об устранении замечаний.

6.6 Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.

При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4 в соответствии с таблицей Г.1 (см. приложение Г).

Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или A3 в соответствии с таблицей Г.1 (см. приложение Г), а для брошюрования — в соответствии с таблицей Г.2 (см. приложение Г).

4 Основные положения

7.3 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 4.8 и 4.9. На каждую регистрируемую копию (или комплект копии) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.

Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.

На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4.

7 Учет и хранение бумажных копий документов других организаций

4.10 При ручной регистрации перечисленную информацию указывают в инвентарной книге по форме 1 (см. приложение Б).

Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизелям, вагонам, тракторам, турбинам и т.д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться*.

При автоматизированной регистрации перечисленную информацию заносят в автоматизированную систему. Визуализацию информации рекомендуется выполнять аналогично форме 1.