Со стороны получателя предусмотрены две подписи: «Груз принял» и «Груз получил». Первую подпись чаще всего ставит представитель транспортной компании, доставляющей груз покупателю. В графе «Груз получил» расписывается материально ответственное лицо. Товар по накладной может получить уполномоченное лицо покупателя по доверенности.
Со стороны продавца подписать накладную должны три лица: ответственный за отпуск товара (например, кладовщик), главный бухгалтер и руководитель. На практике очень часто можно увидеть, что за всех трех лиц ставит подпись один человек. Такой вариант вполне оправдан. Главное, оформить приказ или доверенность на право подписи документа.
Чтобы развеять все вопросы по заполнению документа, приведем пример. ООО «РОС» отгрузило в адрес ООО «Пам» подшипники в количестве 6 штук. Каждый подшипник стоит 74 рубля без НДС. Общая сумма накладной составляет 523,92 рубля. От продавца ответственным лицом по доверенности является менеджер Синицын Т. П. Именно он подписал ТОРГ-12 в отведенных графах. Товар был лично получен у поставщика на складе Печкиным Р. О. по доверенности № 4 от 14.02.2017.
Указание адреса грузополучателя
Однако иногда бывают случаи, когда грузополучателем является другое юридическое лицо. Для таких случаев в 1С предусмотрены дополнительные реквизиты печати в документах «Реализация товаров и услуг». Они находятся в карточке документа на вкладке «Дополнительно».
Основанием является некоторый документ, на основании которого была произведена отгрузка. В качестве основания может выступать счет на оплату (заказ клиента) и договор с покупателем. Кроме того, данные об основании могут быть заполнены вручную произвольными данными. Если данные не заполнены, то поле «Основание» в печатной форме ТОРГ-12 останется пустым.
Данные покупателя и продавца во многом похожи: здесь могут быть указаны банковские счета покупателя и собственной организации, грузополучатель и грузоотправитель, если они отличаются от указанных в документе, а также банковские счета грузополучателя и грузоотправителя. Заметьте, что банковские счета будут заполнены автоматически, если они являются единственными, заведенными для контрагента или организации. Если же банковских счетов, принадлежащих контрагенту или организации несколько, то поле заполнено не будет.
От наличия ошибочных значений не застрахованы и электронные версии формы. В такой ситуации необходимо исправить недочеты и отправить покупателю обновленный вариант. Рассматривая образец заполнения (оформления) товарной накладной ТОРГ-12 по доверенности, стоит запомнить, что установленных правил, согласно которым следует вносить правки — не существует.
- Оформлять документ нужно в 2-х экземплярах. Один из них предназначен для продающей стороны, второй для покупающей.
- При составлении нельзя допускать помарок, ошибок и исправлений.
- Как и транспортная, ТН составляется разборчивым почерком (печатными буквами). Обычно листы предварительно распечатывают с помощью компьютера, а потом заполняют.
- Оставлять некоторые пункты свободными не разрешается.
- Помимо бумажного вида применяется альтернативная электронная версия.
Собирая находящуюся в доступе информацию, как заполнить (составить) товарную накладную на товар для ИП, не стоит упускать то, что формировать ее можно как на бумаге, так и в электронном виде. Когда компания занимается оформлением документации в привычном формате (на листах А4), следовать правилам формирования ТОРГ-12 необязательно. В работе можно использовать собственноручно разработанный вариант.
Ограничен периодом равным 5 годам. Все это время оформленная двенадцатая форма обязана храниться в компании. Но и в этом моменте не обошлось без исключений. Если ТН выступает в роли подтверждения размера убытка, переходящего на будущее, предусмотрено продление установленного временного промежутка. Нюансы оговорены в статье 283 НК Российской Федерации.
Для составления документов в цифровом формате предусмотрены различные спецсервисы и соответствующее программное обеспечение. Правила формирования ТН такого типа ничем не отличаются от привычной всем бумажной версии. В процессе оформления формируются 2 файла, подлежащих визированию посредством электронно-цифровой подписи. Что весьма удобно в отношении ведения деятельности в современных условиях. Немало коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей уже оценили данную возможность по достоинству.
Оформить накладную
Сначала проверим, не нарушает ли такая ситуация гражданское законодательство. В пункте 1 статьи 509 Гражданского кодекса сказано, что поставщик может отгрузить товар как покупателю, так и иному лицу, указанному в договоре поставки в качестве получателя. Отсюда следует, что в условиях поставки можно прописать, что товар может забрать не лично покупатель, а лицо, чьи реквизиты будут обозначены в договоре. Рассмотрим, как правильно выписать документы в этой ситуации.
Поэтому, если в договоре поставки указано, что товар должен быть передан третьему лицу, у поставщика нет оснований указывать покупателя в строке «Грузополучатель». Он оформляет накладную в соответствии с условиями поставки. Для него данный документ – подтверждение выполнения условий договора, а именно отгрузки товара.
И еще один важный момент. Когда товар получает сотрудник третьей фирмы, на товарной накладной должна стоять печать грузополучателя. В противном случае необходима дополнительная доверенность, оформленная на имя того человека, который непосредственно будет получать груз. Такую доверенность выдает и заверяет подписями и печатью сама фирма-грузополучатель, и составляется она по форме М-2. При наличии этих двух доверенностей печать на накладной ТОРГ-12 не ставится.
Итак, мы приходим к выводу, что подписывать накладную ТОРГ-12 в качестве грузополучателя может либо материально-ответственное лицо покупателя, либо лицо, уполномоченное покупателем на приемку товара. При этом полномочия его должны быть подтверждены доверенностью, оформленной в соответствии с действующим законодательством.
- организацию покупателя — в случае, если товар принимает по доверенности сотрудник фирмы, приобретающей право собственности на товар;
- организацию грузополучателя — если у нее есть доверенность на представительство интересов покупателя.
Любые другие варианты — неправомерны. При приемке товара фирмой-представителем покупателя она на основании доверенности, полученной от покупателя, выдает свою доверенность сотруднику, непосредственно принимающему товар (последнюю лучше составить в двух экземплярах). В накладной ТОРГ-12 данный сотрудник только расписывается (печать не ставится) и отдает поставщику один экземпляр накладной и один экземпляр своей доверенности. Правомочия выдачи данной доверенности грузополучателем должны быть подтверждены договором поставки.