Команда юристов — Юрлидрус пишет для Вас. Мы рассказываем наш опыт, которого у нас более 35 лет, что позволяет давать правильные ответы на все, что может потребоваться в различных аспектах жизни и сейчас рассмотрим — Акт Об Уничтожении Дома. Если все же для ответа на Ваш вопрос требуется быстрый ответ в вашем городе, то лучше воспользоваться консультантом на сайте. Но лучше спросить в комментариях.
Внимание, данные могут быстро устаревать, законы очень быстро обновляются и постоянно дополняются, поэтому подписывайтесь на нас в социальных сетях, чтобы быть в курсе всех обновлений материала.
- отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
- избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
- сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).
Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.
Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.
Порядок уничтожения документов
Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2021 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2021 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.
Основания для уничтожения документов
Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).
- договоры аренды недвижимости должны храниться на протяжении 10 лет с момента окончания срока их действия (п. 94 Перечня);
- личные дела сотрудников — 75/50 лет (п. 445 Перечня);
- графики предоставления отпусков — 3 года (п. 453 Перечня).
Сколько нужно хранить документы на предприятии
- документ составляем на фирменном бланке предприятия;
- в центре листа указываем название документа, дату его составления и номер;
- в тексте акта приводим нормативный правовой акт, в соответствии с которым отобрана документация;
- перечень удобнее оформить в виде таблицы, в которой необходимо сделать такие графы, как период составления документов, их количество и период их хранения;
- в графе «Итого» указываем общее количество бумаг;
- в конце прописываем состав членов комиссии с названием их должностей и Ф. И. О.;
- в правом верхнем углу листа, в графе «Утверждаю» указывается наименование должности руководителя, его Ф. И. О., дата.
Составляем акт о выделении бумаг к уничтожению
- Генеральный директор предприятия создает специальную комиссию, в которую могут входить руководители отделов, бухгалтер и другие сотрудники. Ее создание должно быть закреплено приказом.
- Члены комиссии отбирают документы, которые будут сожжены или уничтожены другим способом, и оформляют свое решение актом.
Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и налоговых деклараций. Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.
Причины уничтожения документов
- Дата протокола экспертно-проверочной комиссии архива, согласовавшего опись дел постоянного или длительного срока хранения. Эта дата переносится в акт из протокола и должна быть раньше даты формирования акта;
- Дата самого акта. Проставляется в бланке документа. Совпадает с датой формирования акта и его подписания должностным лицом, проводившим экспертную оценку документации. Его подпись ставится в конце акта. Согласно рекомендациям Росархива, в документа должна стоять одна подпись (как правило, председателя экспертной комиссии), но на деле в документе обычно расписываются все члены комиссии;
- Дата согласования акта с экспертной комиссией. Согласование осуществляется только после составления акта, поэтому дата подтверждения и номер протокола заносятся в документ после его рассмотрения;
- Дата утверждения акта руководства;
- На основании согласованного акта документация вывозится в пункт утилизации. Дата вывоза проставляется непосредственно после свершения вывоза;
- После утилизации в учетную документацию архива вносятся соответствующие записи. Указывается дата внесения изменений (день вывоза документов).
Сроки хранения
Бумаги с истекшим сроком годности могут быть утилизированы с первого января нового года. Так, например, если срок истек в декабре 2021 года, с 1 января 2021 года можно начать процедуру уничтожения. Это допускается только в случае, если состоялась ревизия за прошедший период.
Легко найти компании, которые займутся измельчением документов с помощью шредера бесплатно. А некоторые еще и заплатят за большие тиражи. После измельчения документы используют как вторсырье и перерабатывают.
Перенесите данные с обложек уничтожаемых документов в акт. Акт — это документ, который свидетельствует факт жизни или произошедшее действие. Есть более 20 видов актов. Акт «О выделении дел к уничтожению» — это разновидность. То есть этот акт констатирует выбор документов с истекшим сроком хранения. Акт имеет юридическую силу. Это гарантия, что действие действительно произошло. Все лица, упомянутые в акте, знакомятся с его содержанием под расписку.
1. Экспертиза ценности документов
Не сжигайте документы самостоятельно. Привлечете пожарную службу, санэпидемстанцию, а и того хуже, экологические организации. Кроме того, это опасное дело, и прибегать к самодеятельности крайне не советуем. Для этого работают специальные компании.
При работе со сторонней утилизирующей фирмой оформляется приемо-сдаточная накладная. В ней указывается вес материала, количество переданных дел и дата передачи. Ответственное лицо за обеспечение сохранности информации контролирует погрузку и перевозку документов. Сотруднику разрешается наблюдать за процессом утилизации.
По разрешению руководства сотрудники избавляются от черновиков, с данными не представляющими ценность, путем ручного разрыва. Но при работе с носителями ценной информации требуется полное уничтожение. Среди известных методов распространено шредирование. На офисном шредере проходит измельчение бумаг разными типами резки.
Измельчение (шредер)
- в первом представлен список дел и документов, направляемых на утилизацию с указанием сроков хранения. Он может быть указан в приложении с подробной описью документов;
- во втором содержатся данные о методе утилизации (заполняется после избавления от документации).
- наименование и реквизиты фирмы;
- наименование документа;
- состав комиссии, приказ о её создании (номер и дата);
- номер акта на уничтожение, который подготовили в архиве;
- список утилизированной документации в виде таблицы, с указанием категории, сроков хранения и количества листов (папок, коробок, килограмм);
- способ уничтожения;
- дата;
- подписи всех членов комиссии.
Необходимо соблюдать законодательно установленные сроки хранения разных категорий. Например, у бухгалтерских документов он не может быть меньше 5 лет с даты окончания отчётного периода. В остальном компании свободны в обращении с документацией, методах её утилизации и документальном оформлении.
Обзор законодательства
Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.
Для дополнительной надежности после шредирования документы подвергают химической обработке. Эта процедура превращает бумагу в размягченную массу, и информацию на бумаге точно никак не спасти. Химическая обработка — дорогой способ
Уничтожить документы берутся специальные компании. Оформите накладную или приемо-сдаточный акт, укажите дату, вес и количество документов. На заключительных этапах работы производятся погрузочные работы в присутствии специалиста архивного предприятия, а также транспортировка документов до терминала утилизации с использованием транспорта компании.
2. Акт о выделении дел к уничтожению
Для утилизации документов в больших масштабах используют промышленный шредер. За час работы промышленный шредер перерабатывает до 3 тонн документов. Способ надежный и экологически чистый. Затем бумага прессуется под прессом.
Если вам нужно провести ревизию дел, систематизировать документооборот и провести уничтожение архивной документации, то услуги специализированной компании «Архив-Профи» – оптимальное решение. Мы поможем составить акт уничтожения документации и привести ваши документы в порядок.
Составление акта уничтожения: услуги компании по направлению
- Формируется опись всех папок с документами и делами.
- Создается перечень с указанием заголовков дел и их количеством.
- Происходит составление акта удаления, заверенного учредителем компании или иным уполномоченным лицом.
Составление акта о выделении документов к уничтожению от компании «Архив-Профи»
Также все клиенты нашей компании могут рассчитывать на компетентный подход к решению даже не стандартных ситуаций. Имея большой опыт работы в сегменте делопроизводства, мы готовы предложить потенциальной целевой аудитории правильно составленные акты по уничтожению документов, а также помочь с решением любого вопроса, связанного с архивацией устаревшей документации.