Срок хранения проектных документов в организации в 2021 году таблица: документы, изменения, советы

Содержание

Срок хранения документов в 2021 году

Хранить документы можно больше положенного срока. При этом контролирующие органы не вправе требовать предъявления документов, у которых истёк срок хранения. Однако, хранение документов меньше положенного срока является нарушением и влечёт за собой наказание в виде штрафа или дисквалификации.

на должностное лицо в размере от 5000 до 10 000 рублей при первом нарушении, от 10 000 до 20 000 рублей при повторном нарушении (ст. 15.11 КоАП РФ);
на организацию в размере 10 000 рублей при первом нарушении, 20 000 рублей при нарушении в течение более одного налогового периода (ст. 120 НК РФ).

Онлайн-сервис «Астрал.ЭДО» отвечает всем требованиям ведения электронного документооборота. Разработано несколько вариантов СЭД гибко адаптируемых под нужды пользователя. «Астрал.ЭДО» разработан для тех, кто не хочет устанавливать дополнительно ПО, а хочет как можно скорее приступить к работе. АО «Калуга Астрал» обеспечивает роуминг с 20 операторами ЭДО.

Экспертную оценку проводит комиссия, постоянно действующая в организации. В её состав могут входить представители разных структурных подразделений – главное, чтобы они могли адекватно определить ценность документа и знали, сколько он должен храниться по закону. Если в штате компании предусмотрены должности архивистов, эта работа ложится на их плечи.

Принципиальной разницы между видами учетных форм нет: книга регистрации входящих документов, журнал регистрации входящих документов и база данных входящих документов мало отличаются друг от друга. Правда, часто выбор названия документа зависит от носителя: слово «книга» больше подходит к учетной форме на бумажном носителе, а «база данных» – к электронному документу.

6.1 Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника по форме 4 приложения Д. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

6.9 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N …» в соответствии с рисунком Г.1 (приложение Г) с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

Выявление отрицательного финансового результата. При этом бумаги нужно хранить на протяжении всего времени списания, а также 4 года после этого периода.
Контрагент или партнер не перевел средства за оказанные услуги, из-за чего образовалась задолженность. К примеру, продлевать срок хранения бухгалтерских документов нужно в том случае, если контрагент не заплатил денег, не выходит на связь, однако нет данных о его ликвидации.

ВАЖНО! В некоторых случаях эти сроки могут быть продлены. Например, представители инвестиционных проектов страны обязаны хранить бумаги на протяжении 6 лет. Если возник убыток, на сумму которого уменьшается налогооблагаемая база, нужно сохранить документы по убытку на всем протяжении снижения базы.

Сроки хранения бумаг указаны в ФЗ «О бухучете» от 6 декабря 2011 года №402, а также в приказе Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года №558. Правила относятся к документам, которые можно разделить на две категории: находящиеся в постоянном использовании на протяжении отчетного года и подлежащие хранению на протяжении всего срока существования предприятия. К первой категории относятся следующие бумаги:

Любой документ, как-либо связанный с деятельностью предприятия, подлежит ответственному хранению. Просто так уничтожать важные бумаги нельзя. На основе имеющейся первичной документации создается бухгалтерская отчетность. Она подлежит аудиту. Отчетность и бумаги, на основании которых она оформлялась, могут затребовать при проведении налоговой проверки. Существуют определенные сроки, в течение которых нужно хранить бумаги. Они устанавливаются соответствующими законами РФ.

Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.

С 2021-го действуют новые сроки хранения документов

В этом году начали действовать обязательные минимальные сроки хранения документов в соответствии с Приказом Росархива № 236, вступившим в силу 18 февраля 2020 года. Новые нормы распространяются на документацию, вышедшую из оборота, в том числе в период, предшествующий этой дате. В таблице представлены некоторые из деловых бумаг с измененными сроками хранения.

Заметим, что документы в «электроне» никогда и ни у кого не теряются! Удобное и бессрочное хранение электронных документов, получаемых и отправляемых при взаимодействии с контролирующими органами, обеспечивает программа «Онлайн-Спринтер». Вся попадающая сюда документация изначально распределяется по папкам: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и так далее. Но пользователь «Онлайн-Спринтера» может структурировать электронное хранилище при помощи фильтров, создавая другие папки и «раскладывая» в них документы с учётом особенностей делопроизводства компании.

Да, то что нужно, спасибо.

26.6%

Еще нет, поищу на Вашем сайте.

53.9%

Да, но лучше проконсультируюсь со специалистом.

19.5%

Проголосовало: 282

хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Срок хранения проектных документов в организации в 2021 году таблица

27. Подлинники, дубликаты и копии проектной документации должны храниться с соблюдением последовательности проектирования (проектная документация, рабочая документация) по номерам (шифрам) объектов проектирования. Хранение проектной документации, выполненной на стадии «проектная документация» должно осуществляться по томам в соответствии с составом проекта по разделами и подразделам. Хранение проектной документации, выполненной на стадии «рабочая документация» должно осуществляться по основным комплектам рабочих чертежей по условным обозначениям (маркам). При осуществлении хранения документов в несброшюрованном виде документы должны помещаться в папку.

3. Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных корпораций, государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД.

30. Хранение подлинников конструкторской документации на бумажных носителях осуществляется в соответствии с классификационными характеристиками в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации-разработчика, или поформатно.

56. Книги (журналы) регистрации извещений об изменении и разрешений на внесение изменений ведутся раздельно для каждого вида документации. Отдельные книги (журналы) заводятся для учета извещений об изменении и разрешений на внесение изменений сторонних организаций.

26 Пункты 8.4 и 9.5 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы (утвержден приказом Росстандарта от 26 марта 2019 г. № 101-ст).

В бумажной форме — документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание архивов в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Право собственника архива независимо от форм собственности охраняется в соответствии с Федеральным законом [1].

5.1.1 Принимаемые на хранение подлинники документов, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест; нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.

Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на строительство зданий и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения.

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

5.2.9 Для текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей, дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и наименование файла документа указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа.

7.5 Копии документов в бумажной форме, сдаваемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон, не затрудняющий чтение документа. На копиях документов должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате и оригинале линии, буквы, цифры и т.п.

5.2.7 Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, папку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные обозначения. В этом случае тому, альбому или папке присваивают один инвентарный (архивный) номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки. Для регистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга.

5.2.5 Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит. В подлиннике документа, состоящего из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист. Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. Изменения, вносимые в подлинники электронных документов, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа согласно ГОСТ 2.503.

5.2.13 На карточках учета по форме 2 регистрируют подлинники типовой проектной (повторно применяемой рабочей) документации на изготовление строительных конструкций, изделий и узлов, не относящихся к конкретному зданию или сооружению. Допускается использовать форму 3 для учета подлинников документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей.

Срок хранения документов в организации в 2021 году таблица

Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, требуется привести в соответствие со статьей 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. То есть если документы созданы до 2003, они должны храниться 75 л. со дня создания. С 2003 — 50 л. со дня создания.

Чем реестр отличается от книги и журнала? Информация об объектах учета, попавших в реестр, статична: она не будет меняться в течение «жизни» зарегистрированного в реестре документа. Например, изменения в реестр лицензий внесут, когда у организации отзовут лицензию. Изменения в реестре акционеров внесут, когда акционер перестанет таковым быть. В реестре нотариальных действий вообще нельзя дополнять и изменять однажды внесенные записи.

Именно с этой даты организации должны для целей определения срока хранения документов руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом № 558.

П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

В соответствии со ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 был утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Срок хранения проектных документов в организации в 2021 году таблица

Примечание — К иным техническим документам, не входящим в состав проектной и рабочей документации, отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, предпроектная документация, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений; расчеты, полученные от заказчика исходные данные, другие виды документации, подлежащей учету и хранению.

1 РАЗРАБОТАН Открытым Акционерным обществом «Центр методологии нормирования и стандартизации в строительстве» (ОАО «ЦНС») и Открытым акционерным обществом «ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ» по проектированию, изысканиям и научным исследованиям в области морского транспорта (ОАО «ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ») при участии специалистов других организаций

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же – большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

отчеты по проведению СОУТ и документы к ним: необходимо хранить в компании 45 лет, отмечается, что при вредных и опасных условиях труда документы по СОУТ нужно хранить 50-75 лет;
документы о расследовании и учете проф. заболеваний – 50-75 лет;
документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет, однако документацию по крупному материальному ущербу или человеческим жертвам нужно хранить в организации постоянно;
и другие.

Минюстом зарегистрирован приказ Федерального архивного агентства (Росархива) № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 20.12.2019.

Перечень включает в себя документы, которые образуются в результате деятельности организаций при выполнении однотипных управленческих функций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности: поэтому список могут использовать абсолютно все компании. Перечнем также определяются сроки хранения документации.

Напоминаем, нужно внимательно отнестись к данной процедуре: нарушение порядка и сроков хранения учетных документов может повлечь административную ответственность (ст. 15.15.6 КоАП). Помимо этого, отсутствие документации – основание для привлечения к налоговой ответственности (ст. 120,122 и 126 НК РФ).

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
Оценка документации, имеющей:
- политическую;
- хозяйственную;
- научную;
- культурную и пр. ценность

1 год:
- журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
- данные лиц, не принятых на работу;
- графики предоставленных отпусков.
3 года:
- учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
- записи о трудовой дисциплине;
5 лет:
- акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
- выписки по улучшению условий и охраны труда;
- документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
- данные о командировках;
75 лет:
- характеристики и личные карточки сотрудников;
- трудовые договоры работников;
50 лет (до востребования владельцем):
- личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
Постоянно:
- коллективные договоры;
- личные дела руководителей.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
пункт 8.2 – противодействие коррупции;
пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
пункт 8.4 – награждение.

документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.