Служебныйвтомобиль в личном пользовании директора: документы, изменения, советы

Содержание

Служебныйвтомобиль в личном пользовании директора

Предусмотренная договором аренды транспортного средства арендная плата относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг, согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 29.11.2006 N 03-03-04/1/806). В общем случае датой отражения арендной платы является дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров. Если данное условие отсутствует, полагаем, расходы можно учесть в последний день отчетного периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Арендатор вправе учесть расходы, связанные с использованием арендованного имущества, в целях налогообложения прибыли, подтвердив их соответствующими документами (письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).
Факт арендных правоотношений можно подтвердить такими документами, как договор аренды, акты приема-передачи имущества от арендодателя арендатору и обратно, соответствующие платежно-расчетные документы.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;
— Энциклопедия решений. Учет горюче-смазочных материалов;
— Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;
— Энциклопедия решений. Безвозмездное пользование транспортным средством;
— Энциклопедия решений. Путевой лист;
— Вопрос: Работники организации (генеральный директор, служба безопасности) используют личные транспортные средства в служебных целях. При этом сотрудники сами управляют транспортным средством и самостоятельно оплачивают расходы на бензин. По итогам месяца организация оплачивает работникам фактические расходы на приобретение ГСМ. В трудовых договорах данных работников нет указания на разъездной характер работы. Как лучше оформить отношения с работниками в данной ситуации: как договор безвозмездного использования транспортного средства или как компенсацию за использование личного транспортного средства? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2019 г.)
— Вопрос: Организация ежемесячно заправляет по топливной карте личные транспортные средства сотрудников (главный инженер, прораб, инженер по охране труда и т.д.). Сотрудники используют личный транспорт в производственных целях (несколько строительных объектов), не в рамках командировок. Организация не является автотранспортной. Использование личного транспорта в служебных целях планируется оформить договором аренды или договором безвозмездного пользования. Можно ли списать ГСМ на затраты в целях налогообложения (налог на прибыль) с учетом возможных последствий по НДФЛ и страховым взносам? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2018 г.)
— Вопрос: Отдельным сотрудникам, в том числе генеральному директору (ООО на УСН («доходы»), по трудовым договорам — разъездной характер работы), использующим принадлежащие им на праве собственности легковые автомобили, приказом руководителя выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 1000 руб. и возмещаются расходы на ГСМ, а также оплачиваются другие расходы, включая обязательное добровольное страхование, все виды ремонта и техническое обслуживание автомобиля. Подлежат ли данные выплаты обложению НДФЛ и другими обязательными страховыми платежами? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2018 г.)
— Вопрос: Организация (общая система налогообложения) заключила договор аренды автомобиля без экипажа с сотрудником организации. Сотрудник работает в штате организации в должности водителя. Арендуемый автомобиль в собственности сотрудника. Возможен ли вариант выплаты компенсации сотруднику за использование собственного автомобиля? Можно ли отнести стоимость компенсации или арендной платы на расходы в целях налогообложения прибыли и исчисления с этих сумм НДФЛ и взносов? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2017 г.)
— Вопрос: Каковы способы оформления отношений организации с сотрудником при использовании им личного автомобиля в служебных целях? Как правильно компенсировать сотруднику затраты на топливо (бухгалтерский и налоговый учет)? Возможно ли учесть расходы на ГСМ, если отношения с сотрудником по использованию личного автомобиля в служебных целях не оформлены или имеется только приказ по организации по использованию автомобиля сотрудника? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2015 г.)
— Вопрос: Организация не является автотранспортной. Какова периодичность оформления путевых листов легкового автомобиля, используемого директором организации, которые ранее выписывались один раз в месяц? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2019 г.)
— Вопрос: Юридическое лицо — сельскохозяйственный производственный кооператив эксплуатирует собственный легковой и грузовой транспорт. Легковой транспорт используется специалистами без водителя (например, заместитель руководителя, главные специалисты) ежедневно для осуществления должностных обязанностей. Возможно ли с учетом положений приказа Минтранса в новой редакции с 1 марта 2019 года выписывать недельные или месячные путевые листы? В каких случаях? Какая предусмотрена ответственность в случае нарушения сроков в путевых листах? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2019 г.)
— Пример заполнения Путевого листа легкового автомобиля, разработанный с учетом положений приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (в редакции с 1 марта 2019 г.) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ, март 2019 г.);
— Компенсация за использование личного транспорта: налоги, взносы, учет (В. Федорович, журнал «Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)», N 1, январь 2019 г.);
— Личный транспорт — в служебных целях (Д. Кислов, журнал «Практическая бухгалтерия», N 10, октябрь 2018 г.).

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, в том числе ТС, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) ТС, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В соответствии со ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
В силу ст. 645 ГК РФ арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ). Соответственно, расходы, связанные с исполнением этой обязанности арендатора, могут распределяться между арендатором и арендодателем любым образом по соглашению сторон. Если соответствующего условия договор не содержит, эти расходы возлагаются на арендатора (абзац 2 п. 4 ст. 421 ГК РФ).

В целях главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) с учетом требований п. 1 ст. 252 НК РФ.
На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ)*(1).

За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ

Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен, но вы можете предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи транспортного средства.

В самой главе 23 НК РФ порядка определения размера получаемой физическим лицом экономической выгоды нет. Хотя из ее содержания можно сделать вывод, что в целях выполнения налоговым агентом своих обязанностей организация должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой физическими лицами.

При этом доходом налогоплательщика признается экономическая выгода, полученная в том числе в натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая по правилам главы 23 НК РФ (п.1 ст.41 НК РФ).

Так как положений, предусматривающих освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц безвозмездного пользования служебным автомобилем в личных целях, статья 217 НК РФ не содержит, указанный доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. При получении налогоплательщиком дохода от организаций и индивидуальных предпринимателей в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 НК РФ (п.1 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 09.03.2017 № 03-04-05/13125).

Служебныйвтомобиль в личном пользовании директора

Расходы, которые принимаются при вычислении налога на прибыль, должны являться обоснованными экономически, а также подтвержденными документально. Не являются исключением и расходы, которые предназначены для легковых автомобилей. Однако если, помимо служебных целей, автотранспорт применяется для личных нужд или личный транспорт используется в служебных целях, могут появиться сложности с налоговым учетом. К примеру, вопросы могут касаться того, как списать бензин на личный автомобиль директора. Поговорим об этом в своей статье.

Рассмотрим на примере с той же машиной. Работнику разрешается использовать авто для своих потребностей. Однако его обязывают возмещать траты за заправку, техобслуживание. Объем бензина на начало рабочего дня должен быть таким же, как и при завершении прошлого дня. Авто на начало смены должно быть полностью исправно.

Согласно Гражданскому кодексу РФ договор может быть признан безвозмездным, если одна сторона обязуется передать что-либо другой без необходимости получения оплаты либо любой другой встречной компенсации. В таком случае сторонами договора считают участники безвозмездной сделки.

Конечно разница есть. Рассмотрим в качестве примера коммерческую организацию. Деятельность ее направлена на извлечение прибыли. И любой автомобиль приобретенный или взятый в аренду, будет рассматриваться налоговым органом либо как объект с помощью которого извлекают прибыль (перевозка на сторону), либо он необходим для работы организации в целом (перевозка для служебных нужд).

На счет обеспечения БДД. Вы должны понимать, что если водитель взял автомобиль в личное пользование и попал в ДТП с пострадавшими, то вы всегда можете сказать, что водитель был не на служебном задании (вот приказ о предоставлении выходного дня, вот договор аренды, вот акт приема-передачи).

Да, то что нужно, спасибо.

26.6%

Еще нет, поищу на Вашем сайте.

53.9%

Да, но лучше проконсультируюсь со специалистом.

19.5%

Проголосовало: 282

Да, да. В этом случае составляется акт приема-передачи автомобиля каждый раз когда служебный автомобиль передается сотруднику для использования в личных целях. Составляет этот акт и контролирует его наполнение не один водитель, как вы знаете, а ответственный за техническое состояние и эксплуатацию (совместно с водителем, конечно).

Кто может быть ответственным по БДД и нужен ли он вообще?
Какими нормативными документами пользоваться для обеспечения БДД?
Нужно ли ответственному лицу обучение и аттестация по БДД?
Какие мероприятия проводить для выполнения ст. 20 ФЗ-196 «О БДД»?
Где взять полный пакет готовых шаблонов для обеспечения БДД?

Выход (если это можно так назвать) есть. Нужно документально оформлять передачу автомобиля водителю, который будет его использовать в личных целях с фиксацией спидометра. Таким документом является акт приема-передачи автомобиля (кстати образец этого документа есть в Пакете Готовых Шаблонов).

А теперь представьте, если у вас водитель или специалист по несколько раз в неделю (если не за день) использует служебный автомобиль в личных целях. И каждый раз возникает необходимость правильно оформлять все документы. Именно поэтому я сразу обозначил, что этот вариант совсем не подходит для практического применения. Хотя для редких (разовых) случаев именно так и надо оформлять все документы.

Автомобиль директора: служебный или личный

Налоговый орган указывал на то, что в ежемесячно составляемых фирмой путевых листах и отчетах по расходу ГСМ отсутствуют сведения о маршруте следования служебных легковых автомобилей, ежедневном количестве рейсов, номерах водительских удостоверений. Также не указаны дата, время выезда и возвращения в гараж автомобилей, показания спидометра, остатки топлива в баке на начало и конец каждого дня и его ежедневный расход.

Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы, и в совокупности с иными первичными документами, оформленными Обществом в соответствии с требованиями Закона № 129-ФЗ, подтверждают их экономическую оправданность.

суды исходили из того, что налоговым органом не представлено доказательств, что данные расходы являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов.

Но фирма в обоснование своих затрат представила следующие документы: инструкции по использованию служебных легковых машин, утвержденные приказами директора, приказы о порядке использования служебного транспорта, ведомости выдачи талонов на топливо, регистры бухгалтерского учета талонов, путевые листы.

Если же фирма применяет унифицированную форму путевого листа, то необходимо заполнять графу «Место отправления и назначения» и все остальные реквизиты данной формы, ведь удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. пост. Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

Эксплуатация работником служебного имущества может считаться случаем безвозмездного использования. Поэтому работодателю нужно сформировать и утвердить порядок раздельного учета эксплуатации авто в служебных и личных целях. Начисляемая амортизация не будет учитываться в составе трат при определении налога на прибыль. Однако это касается только той части, которая соответствует времени эксплуатации служебного имущества трудящимся в личных целях.

Стоимость бензина или других сопутствующих трат, появившихся при эксплуатации имущества в личных целях, может быть удержана из зарплаты. Способ удержания – заявление сотрудника. Если траты не будут удержаны, работодателю придется исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ с дохода работника в натуральной форме. Также потребуется исчислить НДФЛ с дохода, который образуется в ходе безвозмездного использования собственности компании. Этот доход в натуральной форме определяется на основании рыночной стоимости аренды объекта за сроки его эксплуатации.

Нужно понимать, что эксплуатацию служебного имущества в личных целях не всегда возможно выявить. Наиболее умные сотрудники пытаются представлять, к примеру, личные поездки как служебные. То есть в документах значится служебная поездка, однако по факту это личные поездки. Этот небольшой обман упростился с отменой путевых листов для легковых авто. В этом случае возникающие расходы списываются в траты, сопутствующие хозяйственной деятельности. Разумеется, это не самый выгодный вариант для компании. Работодателю для обнаружения лукавства придется контролировать сотрудников, устанавливать разумность трат.

В некоторых областях распространена проблема – использование трудящимся служебного имущества в личных целях. Наиболее часто такая ситуация встречается в сферах, предполагающих использование работником служебного авто. Эксплуатация собственности компании в разумных объемах допустима, но что делать, если проблема вышла за разумные пределы? Рассмотрим в этой статье.

Удержания в связи с эксплуатацией служебного имущества законом не урегулированы. Делать их – это рискованное мероприятие, так как сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию в связи с нарушением своих прав. Однако если принимается именно такое решение, работодателю нужно сделать удержания максимально законными. Для этого издается приказ, вносятся изменения в коллективный договор.

Схема такого контроля проста: руководство компании учитывает цифру пробега до и после поездки в оговоренные временные периоды, а затем отнимает от общего пробега пробег по служебным заданиям (высчитывается по путевым листам). Полученный остаток — и есть расстояние, которое машина проехала в личных целях сотрудников, и оно переводится в количество топлива по техническим характеристикам и амортизацию и диагностической карте автомобиля.

приказ о закреплении автомобиля за определенным сотрудником;
акт приема/передачи машины (с фиксацией показаний спидометра);
договор аренды (субаренды) авто;
приказ о предоставлении сотруднику выходного дня (если машина используется в рабочее время).

Еще один, более простой и законный способ использовать служебный автомобиль в личных целях — аренда. Но не аренда авто сотрудником у компании, а наоборот: аренда компанией личного транспорта сотрудника. При этом, аренда может быть оформлена как на само авто, так и на машину с водителем.

в документах (инструкции, правила компании, договора) сразу указывается лимит количества топлива или стоимости ГСМ, и эту сумму в конце отчетного периода сотрудник возмещает компании;
сотрудник, эксплуатирующий авто, получает на руки оговоренную сумму на расходы;
сумма затрат прописывается в договоре аренды (любом из вариантов).

Использование служебного транспорта в личных целях директором коммерческой компании или сотрудниками фирмы — явление в Российском бизнесе достаточно частое. Нередко оно рассматривается как дополнительный элемент мотивации сотрудников. Насколько законно и безопасно так использовать машину?

Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:

32 доплата к пенсии ветеранам боевых действий в 2021 году
Сколько ошибок допускается при сдаче пдд в гаи в 2021 году
Сколько Платят В Центре Занятости По Безработице 2021 Мурманская Область
Сколько Стоит 1гкал.Отопления В Москве 2021

В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ

при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Поэтому выплата каких-то дополнительных компенсаций (например, в возмещение стоимости ГСМ) является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой, не уменьшающей налоговую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 16.05.2005 г. N 03-03-01-02/140). При этом правомерность подхода налоговых органов подтверждается арбитражными судами.

И компенсация, и возмещение затрат за использование личного автомобиля не облагаются НДФЛ и обязательными страховыми взносами в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником (Письма ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/[email protected], Минздравсоцразвития от 06.08.2010 N 2538-19 (п. 3), пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

В современных реалиях одним из условий быстроты и мобильности работы любой организации является использование транспорта. Между тем не каждая организация может позволить себе его покупку. Среди основных способов решения этой проблемы – использование автомобилей работников c выплатой компенсации или аренда транспорта у сотрудников. Казалось бы, выплатить компенсацию или арендовать у сотрудника автомобиль — дело обычное. Однако налоговые и юридические последствия таких выплат работникам вызывают множество вопросов у бухгалтеров. В данном выпуске мы расскажем о том, как грамотно арендовать автомобиль сотрудника, а также возместить сотруднику его затраты по использованию личного автотранспорта в интересах организации, какие тонкости и нюансы нужно учесть при этом.

Стороны вправе условиться о возможности субаренды. Неотражение такого условия позволяет арендатору сдавать автомобиль в субаренду без согласия владельца (п. 2 ст. 647 ГК РФ). При этом ответственным по договору перед арендодателем остается арендатор. К договорам субаренды применяются правила о договорах аренды, если иное не установлено законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 615 ГК РФ).

Автомобили, принадлежащие Организации, застрахованы в соответствии с Федеральным законом «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» и дополнительно, в порядке добровольного страхования, по рискам: «угон (кража)», «ущерб» и «гражданская ответственность» (в размере _____ рублей в год).

В случае досрочного приобретения Организацией запасных частей к автомобилю из перечисленных выше Ответственный за эксплуатацию данного автомобиля оплачивает долю стоимости приобретаемых запасных частей пропорционально сроку/пробегу, оставшемуся до окончания минимального срока/пробега, в соответствии с порядком, действующим в Организации.

— незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя ГБДД для составления акта дорожно-транспортного происшествия и выполнить другие обязанности в соответствии с Федеральным законом «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств»;

Запрещается управление, использование и эксплуатация автомобиля сотрудниками Организации во время своего очередного и дополнительного отпусков или периода временной нетрудоспособности. На время отпуска сотрудника Организации предоставленный ему автомобиль передается в распоряжение руководителя Транспортной службы Организации.

В случае если предоставленный сотруднику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям, сотрудник Организации вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы «__________», позвонив по тел.: __________ и назвав номер своей карточки на эвакуацию, номер автомобиля и свое местонахождение. По приезде эвакуатора сотрудник Организации обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.

Особенности использования служебного имущества в личных целях

Если никакие выговоры не помогают предупредить использование служебного имущества в личных целях, имеет смысл узаконить это. Целью узаконивания является контроль над возрастанием лишних трат, уменьшение расходов компании. Легализовать эксплуатацию служебного имущества можно в контексте трудовых взаимоотношений. Возможность использования служебного имущества в личных целях фиксируется в трудовом, а также коллективном соглашении. Там же можно оговорить, что все сопутствующие затраты должны быть оплачены сотрудником.

Некоторые работодатели решают удерживать возмещение за эксплуатацию служебного имущества из зарплаты сотрудника. Издается соответствующий приказ. Положение о возмещении вписывается в коллективный договор. Подобный вариант практикуется, но он не вполне законен.

В то же время компания вправе установить свои нормы расхода на бензин, учитывая сезонные надбавки. Период и величина начисления надбавок осуществляется на основании соответствующего распоряжения местных властей, а при его отсутствии – личным приказом руководителя. В последнем случае делается ссылка на распоряжение Министерства транспорта, прописываются марки машин и делается расчет ограничений. При этом учитываются транспортные условия, техническое состояние автомобиля, а также степень его загруженности.

Компенсации. Использование автотранспорта в этом случае фиксируется в локальных актах. Также это может быть указано в трудовом договоре или коллективном соглашении. При этом процессуальные процедуры доводятся до минимума, и работодатель может гибко регулировать трудовой процесс. Однако выплата компенсации директору за использование личного автомобиля делает его менее защищенным.
Аренда. Для понижения фактических расходов, а также оптимизации учета всех расходов может быть использована аренда. При этом компания, по сути, арендует транспортное средство без водителя, и работник уже ездит на служебной машине, то есть находящейся на балансе компании. В договоре может быть предусмотрена полная схема возмещения расходов на автомобиль. Но у этого способа есть и недостатки.
Ссуда. При безвозмездной ссуде также возможно использовать личный автомобиль в служебных целях. В этом случае сотрудник не получает вознаграждение за предоставление ТС напрямую, но общая налоговая нагрузка, а также отчисления с аренды будут понижены. При этом автомобиль оформляется на баланс компании.
Договор ГПХ. Иногда целесообразно заключать с водителем договор ГПХ на оказание услуг по перевозке товаров или пассажиров. Этот способ имеет целый ряд как преимуществ, так и недостатков.

Унифицированные формы документов, которые утверждены Госкомстатом России, должны использовать только компании, главная деятельность которых связана с автотранспортом. На других предприятиях можно применять форму, разработанную самостоятельно. В этом случае бланк утверждается посредством его приложения к учетной политике компании и включает в себя все реквизиты, которые указаны выше.

При возникновении тех или иных проблем директор всегда может объяснить поездки личными целями, а не рабочими. Тогда, чтобы обвинить его в нарушении закона, следственным органам придется доказывать, что в поездке исполнялись непосредственно рабочие функции.

Чиновников начали активно штрафовать за поездки на служебных авто в личных целях

Устная договоренность. При условии, что сотрудник заправляет машину и пользуется в личных целях внерабочее время.
Оформление распоряжения. Заключается договор безвозмездного пользования, в котором прописываются обязательства сотрудника по эксплуатации служебного транспорта.
Составление договора аренды. Работник несет ответственность за имущество и необходимое техобслуживание. Руководитель в этот период не может пользоваться сданным авто.
Оформление доверенности. Этот вариант позволяет конкретному сотруднику в любое время использовать авто в персональных целях.

Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет. Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов. В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:

Соответственно, чтобы с налоговой точки зрения все было правильно, кроме приказа с каждым сотрудником, получающим право на пользование транспортом, должно заключаться полноценное соглашение о передаче транспортного средства в безвозмездное использование, учитывающее налагаемые на работника обязанности и ответственность. Эти положения должны быть параллельно отражены в нормативной документации компании.

Довольно часто специфика деятельности фирмы, осуществляющей, например, доставку продаваемых товаров непосредственно на дом покупателям, предполагает, что в штате должны состоять работники, имеющие собственный транспорт – автомобиль или мотоцикл. Однако эксплуатировать имущество своего сотрудника принудительно и на безвозмездных началах работодатель не может. Для оформления отношений, в которых будут учтены интересы владельца такого имущества, Российское законодательство предлагает две возможные схемы. И как водится, каждая из них имеет свои нюансы.

Руководитель издает приказ или иной нормативный документ, разрешающий сотрудникам пользоваться служебными автомобилями для собственных целей. Такой способ легализации взаимоотношений требует учитывать множество деталей. Во-первых, в данном случае пользование машиной считается безвозмездным. Это означает, что сотрудник получает фактический доход в натуральной форме.

Нужна ли доверенность от юридического лица на управление автомобилем

Здравствуйте, уважаемый Анатолий! Если авто уже на Вас как на собственнике на основании ДКП, то доверенность от юр.лица не имеет вообще никакого смысла, т.к. право собственности (ст.209 ГК РФ) возникает на основании ДКП (ст.454 ГК РФ), а не после регистрационных действий. Так что согласно пункту 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации (утв. постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 23 октября 1993 г. N 1090) ему нужно иметь свидетельство о регистрации транспортного средства, в/у и полис ОСАГО. Однако чтобы подтвердить, что авто не на юр.лице, то имеет смысл взять с собой ДКП, где Вы собственник. Это избавит от возможных требований путевого листа и т.п. А вообще авто можно поставить на учет в любом МРЭО ГИБДД на вас, чтобы не заморачиваться с этим. Положения приказа МВД России от 21 декабря 2019 г. N 950 «Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации предоставления государственной услуги по регистрации транспортных средств») и постановления Правительства РФ от 21 декабря 2021 г. N 1764 «О государственной регистрации транспортных средств в регистрационных подразделениях Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации», на основании которых производятся регистрационные действия с транспортными средствами, это позволяют сделать.

Согласно Постановления Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 (ред. от 21.12.2019) «О Правилах дорожного движения» п .2.1.1. водитель обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им, для проверки: водительское удостоверение или временное разрешение на право управления транспортным средством соответствующей категории или подкатегории; регистрационные документы на данное транспортное средство (кроме мопедов), а при наличии прицепа — и на прицеп (кроме прицепов к мопедам); в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов — документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов; документ, подтверждающий факт установления инвалидности, в случае управления транспортным средством, на котором установлен опознавательный знак «Инвалид»;

Однако в доверенность нужно будет прописать количество дней, в течение которого эксплуатация этого транспорта возможна, иначе документ будет считаться действительным в течение года с момента его оформления. Также возможно оформление путевого листа вместо доверенности.

Наименование документа, локация оформления.
Время оформления и срок актуальности доверенности. Имейте в виду, что вписание момента передачи доверенности – обязательное условие для того, чтобы документ считался действительным, следовательно, внесение информации о времени составления – обязательная процедура. Если авто выдается в пользование на неограниченный срок, период действия доверенности можно не прописывать.
Название организации вместе с реквизитами. Документ выдается от лица ген. директора, следовательно, указание его ФИО также необходимо. Но в первую очередь – локация регистрации организации, КПП, ИНН и так далее.
Сведения из гражданского паспорта сотрудника, которому доверяется управление автотранспорта.
Информация об автомобиле, который будет управляться сотрудником. Сведения должны давать возможность идентификации авто. Можно вписать VIN-код, регистрационные знаки, модель автомашины, данные из ПТС и так далее.
Обязанности доверенного лица и полномочия. Перечень дозволенных гражданину действий прописывать нужно всегда.
Подпись ставит генеральный директор.

Теперь вернемся к вопросу о директоре с путевым листом. Если вы скажете, что водителем является директор и это вас как то смущает, то я вам скажу, что нет такого закона где было бы написано, что если директор выполняет работу по профессии водителя, то есть работу по управлению служебным автомобилем, то он может не выполнять требований законодательства (даже если он арендован у него же).

Использование служебного автомобиля в личных целях

6.1. В случае возникновения дорожно-транспортного происшествия (ДТП) пользователь обязан действовать в соответствии с порядком, установленным законодательством Российской Федерации, в том числе Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, а также Правилами дорожного движения (ПДД).

Из этого решения можно сделать вывод, что работодатель имеет право ввести запрет на эксплуатацию служебного ТС в личных целях. Но при этом рекомендуется согласовать подобное решение с профсоюзом. Если возникнет конфликт с сотрудником, наличие согласия с профсоюзом поможет выиграть дело в суде.

документы о праве собственности на авто;
дополнительное соглашение о предоставляемой компенсации;
должностная инструкция, подтверждающая служебные поездки работника;
документы, подтверждающие произведенные расходы в периоде предоставления компенсации: путевые листы, чеки, квитанции…